Как машиночитаемые доверенности меняют бизнес-процессы компаний

Изменения в законодательстве влекут за собой коррективы в работе компаний. В том числе в России ввели обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это поменяло всю схему использования электронной подписи (называемой ЭЦП или ЭП) в организациях.

Ранее работники компании могли подписывать документы с помощью специально оформленных ЭП сотрудников. В них содержалась информация о подписанте, а также данные организации, к которой он привязан. Однако теперь работникам оформляется обычная ЭЦП физического лица. Такая подпись не содержит информации о компании-работодателе. Соответственно, для того чтобы сотрудник мог оставлять электронную подпись на документах от лица компании, руководитель должен оформить на него машиночитаемую доверенность. Стоит отметить, что созданными до принятия новой системы сертификатами сотрудников можно будет пользоваться до окончания срока их действия, но максимум до конца августа 2024 года.

МЧД является цифровым аналогом традиционной бумажной доверенности, выданной руководством компании для предоставления сотруднику полномочий для выполнения конкретных задач. Доверенность оформляется в строго определенной форме, что позволяет системе автоматически верифицировать внесенные в нее данные. Важно составлять документ в электронном виде, используя формат XML, а для его юридической силы необходима электронная подпись квалифицированного типа от юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Новая принятая система повысила удобство работы с электронными документами. Таким образом, в электронную доверенность, выданную руководителем сотруднику, возможно добавление разрешения на делегирование этих же полномочий другим работникам компании. Это дает лицу, на которое изначально была оформлена доверенность, возможность распределять свои функции среди других членов организации. При использовании такого вида МЧД крайне важно приложить информацию о всех последовательно выданных доверенностях, начиная с первоначальной и до последней, чтобы обеспечить прозрачность и возможность проверки присвоения полномочий на каждом этапе.

С повышением удобства работы все больше людей выбирают электронный документооборот и машиночитаемые доверенности для своего бизнеса. Компаниям теперь нужно купить МЧД, чтобы можно было продолжать законно и без проблем делегировать обязанности на сотрудников.